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會(huì)議(yì)服(fú)務(wù)
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商業酒會(huì)服(fú)務(wù)
會(huì)議(yì)服(fú)務(wù)是指會(huì)場有一些從事現場服(fú)務(wù)的(de)工作人員，通常被稱為(wèi)“會(huì)議(yì)官員”（conference officers）。這(zhè)些人員要通曉外語，熟悉國際會(huì)議(yì)的(de)程序，一般都經過培訓。他(tā)（她）們似乎做(zuò)的(de)都是一些具體服(fú)務(wù)工作，但(dàn)卻是保證會(huì)議(yì)順利進行(xíng)不(bù)可缺少的(de)環節。國際機構的(de)常設秘書(shū)處還設有專門(mén)負責會(huì)議(yì)服(fú)務(wù)（conference service）的(de)部門(mén)，對會(huì)議(yì)官員有一整套嚴格的(de)要求。
一、會(huì)議(yì)開始前，負責與會(huì)人員的(de)注冊登記，包括簽到和領取代表證件(jiàn)、會(huì)議(yì)文件(jiàn)及紀念品等；
二、每次會(huì)議(yì)開始前，在(zài)進門(mén)處檢查與會(huì)人員證件(jiàn)；會(huì)議(yì)開始後，将攝影、文字及攝像記者請(qǐng)出會(huì)議(yì)廳室，将會(huì)議(yì)廳室的(de)大門(mén)關上；
三、迎接嘉賓，引導代表等至指定席位；
四、記錄會(huì)議(yì)的(de)進行(xíng)過程及代表的(de)發言內(nèi)容；
五、對要求發言的(de)代表進行(xíng)登記，及時将名單按報(bào)名先後順序送交會(huì)議(yì)主持人或會(huì)議(yì)秘書(shū)。注意記錄下代表的(de)姓名，所代表的(de)國家或機構及發言順序的(de)先後要求。有的(de)代表要求靠前安排發言時間，有的(de)要求靠後，有的(de)要求居中，有的(de)不(bù)提要求。
六、在(zài)場內(nèi)分發代表發言稿、聲明、提案草案、修正案稿等。發言稿通常在(zài)該代表發言期間分發，如稿件(jiàn)未到，可在(zài)主持人發言小結時分發，或在(zài)下次會(huì)議(yì)開始前分發。為(wèi)保證記錄的(de)準确性，如代表系臨時發言且有手稿，可在(zài)其發言後向其暫借，複制後随即退還；
七、随時準備提供必要的(de)會(huì)議(yì)文件(jiàn)及有關資(zī)料，供讨論時參閱；
八、每次會(huì)議(yì)開始前檢查燈光、室溫、衛生、名牌、桌椅、紙(zhǐ)筆、飲水(shuǐ)杯、（主持人用(yòng)）木槌、投影設備等是否均已符合要求；
九、接聽(tīng)緊急電話并通知所要求的(de)通話人。會(huì)議(yì)廳室內(nèi)的(de)電話機通常隻閃光而無鈴聲。秘書(shū)接話應輕聲。其他(tā)人員應在(zài)會(huì)議(yì)廳室外的(de)分機接話，以免幹擾會(huì)場。
十、會(huì)議(yì)服(fú)務(wù)負責人要檢查各類工作人員如同聲傳譯譯員、警衛、電工等是否均已到位；各種設施如電力、空調、音響、通風、同聲傳譯等是否均已通暢待用(yòng)。
一般而言，作為(wèi)專業的(de)會(huì)議(yì)服(fú)務(wù)公司(sī)，對于會(huì)議(yì)服(fú)務(wù)流程的(de)把握應該更專業更到位，會(huì)議(yì)服(fú)務(wù)流程大多經過以下幾個(gè)環節：
1、策劃 作為(wèi)專業的(de)會(huì)展代理(lǐ)公司(sī)，我(wǒ)們提供會(huì)展企劃代理(lǐ)，告訴我(wǒ)們你的(de)想法或者點子(zi)，我(wǒ)們為(wèi)你提供可行(xíng)性方案、招展企劃、會(huì)議(yì)回執等等。
2、咨詢 在(zài)此階段，我(wǒ)們将與委托方進行(xíng)初步溝通，并就委托方的(de)一些關心點提出自己的(de)預案供選擇——譬如在(zài)預算範圍內(nèi)最适宜的(de)會(huì)議(yì)場所、推薦參加者下榻的(de)酒店、選擇合适的(de)餐飲場所及與預算相适應的(de)菜譜、會(huì)展交通流程、接待流程等。
3、考察 如果您認為(wèi)溝通後可以相信我(wǒ)們，那麼我(wǒ)們可以進入這(zhè)個(gè)階段——我(wǒ)們會(huì)安排您或者您的(de)代表到目的(de)地(dì)考察我(wǒ)們為(wèi)您提供的(de)酒店、會(huì)議(yì)場地(dì)、環境、交通車輛(liàng)及會(huì)展設備細節等等，并在(zài)此階段就服(fú)務(wù)項目、服(fú)務(wù)流程、推進計(jì)劃、服(fú)務(wù)價格等內(nèi)容進行(xíng)深入探讨，大緻明确雙方的(de)責任與義務(wù)。
4、确定 這(zhè)個(gè)時間需要的(de)是耐心與細緻——我(wǒ)們得一一推敲設想得流程及預案，盡可能把方案細化(huà)(huà)，然後以書(shū)面的(de)形式确認雙方的(de)權利、義務(wù)與責任，并簽署相關服(fú)務(wù)協議(yì)。
5、執行(xíng) 嚴格而又(yòu)人性化(huà)(huà)地(dì)執行(xíng)協議(yì)，将是雙方合作精神的(de)高(gāo)度升華。不(bù)管設想如何完美，任何計(jì)劃都是存在(zài)纰漏的(de)，需要合作雙方本著(zhe)合作的(de)理(lǐ)念，抛開暫時的(de)不(bù)合，以會(huì)展的(de)圓滿結局為(wèi)一緻奮鬥目标。在(zài)此期間，雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來協議(yì)以外的(de)服(fú)務(wù)視(shì)為(wèi)協議(yì)的(de)延伸，并臨時決定雙方簽字負責人，所有臨時往來允許采取事前商議(yì)、事後結算的(de)方式執行(xíng)。
6、結算 雙方财務(wù)人員認真核對各類單據，嚴格按照(zhào)協議(yì)執行(xíng)核算。